Lej en vikar: sådan sikrer du tryg og stabil bemanding

Når en kerneperson melder sig syg, når der opstår et ekstra støttebehov, eller når en borger pludselig kræver en-til-en-indsats, kan hverdagen på en institution hurtigt blive presset. Mange ledere og koordinatorer står derfor med det samme spørgsmål: Hvordan kan vi hurtigt skabe ro, uden at gå på kompromis med kvalitet og faglighed?
En løsning, flere vælger, er at lej en vikar gennem et specialiseret vikarbureau, som har fokus på pædagogiske og sundhedsfaglige opgaver.

Et professionelt vikarbureau kan hjælpe med at dække både kortvarige og længerevarende opgaver, så faste medarbejdere får luft, borgerne oplever genkendelighed, og ledelsen bevarer overblik og driftssikkerhed. Nøglen ligger i at vælge vikarer, der både kan håndtere komplekse situationer og passe naturligt ind i den eksisterende kultur.

Hvorfor giver det mening at leje en vikar?

At leje en vikar handler om mere end blot at få flere hænder. Når en institution, et botilbud eller en psykiatrisk afdeling hyrer en vikar gennem et specialiseret bureau, følger der ofte en række klare fordele med.

For det første giver vikarer fleksibilitet. Mange steder kan behovet ændre sig fra dag til dag. En borger kan blive udadreagerende, en ny borger kan flytte ind, eller der kan være behov for midlertidig skærmning. I sådanne situationer giver det ro at vide, at der findes fagpersoner, som kan træde til på kort varsel.

For det andet kan vikarer være med til at forebygge stress og nedslidning hos det faste personale. Når normeringen halter, bliver medarbejdere ofte nødt til at gå på kompromis med pauser, faglig fordybelse og dokumentation. En ekstra kollega i huset kan skabe balance, så kerneopgaverne løses med højere kvalitet og bedre arbejdsmiljø.

For det tredje kan vikarer tilføre ny viden og erfaring. Mange vikarer arbejder på tværs af forskellige tilbud eksempelvis døgntilbud, psykiatriske botilbud, særforanstaltninger og ambulante indsatser. Den erfaring kan bringe nye vinkler ind i opgaveløsningen, for eksempel omkring konflikthåndtering, kognitiv adfærdspædagogik eller mentaliseringsbaserede tilgange.

Samtidig betyder et professionelt vikarbureau, at ansvaret for at tjekke faglige kvalifikationer, referencer og ansættelsesvilkår ligger ét sted. Bureauet sørger typisk for, at vikarerne har relevante kompetencer, som for eksempel:

– relationsarbejde med børn, unge og voksne
– erfaring med psykiatri og dobbeltdiagnoser
– håndtering af udadreagerende adfærd
– struktureret dokumentation og samarbejde med tværfaglige teams

På den måde bliver vikarer ikke blot en nødløsning, men en integreret del af en gennemtænkt bemandingsstrategi.

Sådan vælger du det rigtige vikarbureau

Når en institution ønsker at leje en vikar, er valget af vikarbureau afgørende for oplevelsen. Der er store forskelle på, hvordan bureauer arbejder, og hvor meget de vægter kvalitet og tryghed.

Et godt sted at starte er at se på, om bureauet er specialiseret inden for pædagogik, socialområdet og sundhed. Et generelt vikarbureau kan levere mange profiler, men et specialiseret bureau vil ofte have et mere præcist kendskab til opgaver som:

– enkeltmandsprojekter og skærmningsopgaver
– støtte til borgere med komplekse problemstillinger
– akut bemanding ved kriser eller udadreagerende adfærd
– længerevarende forløb, hvor relation og genkendelighed er central

Derudover kan man med fordel undersøge, hvordan bureauet arbejder med matchning. Stiller de spørgsmål til jeres værdier, målgruppe og opgavetyper? Tænker de i faste teams, som kan vende tilbage og skabe genkendelighed hos borgere og personale?

En anden vigtig faktor er vikarernes faglighed og forberedelse. Mange steder efterspørger man vikarer, der kan:

– indgå selvstændigt på vagt, men stadig søge sparring
– navigere i komplekse og uforudsigelige situationer
– skabe ro og relation også når de kun er tilknyttet kortvarigt
– tage del i både praktiske opgaver og det pædagogiske arbejde

Gennemsigtighed omkring løn- og ansættelsesvilkår betyder også meget. Et bureau, som har styr på vilkår og ordentlighed, kan tiltrække stabile og erfarne vikarer, der bliver i jobbet og udvikler sig fagligt. Det gavner både vikarerne selv, borgerne og de steder, der hyrer dem.

Til sidst spiller tilgængelighed en stor rolle. Behovet for hjælp opstår sjældent i god tid. Mange institutioner har brug for at kunne ringe og få hjælp med kort varsel både dag, aften, nat og i weekenden. Her kan et bureau med døgnbemandet telefon eller hurtig responstid gøre en mærkbar forskel i hverdagen.

Hvordan skaber vikarer stabilitet i komplekse indsatser?

I socialpsykiatrien, på døgntilbud og i specialpædagogiske tilbud kan små ændringer få store konsekvenser. En borger, som mister sin faste kontaktperson, eller en gruppe, der pludselig oplever mange nye ansigter, kan reagere med utryghed og øget konflikt.

Derfor handler brugen af vikarer i høj grad om stabilitet. Mange institutioner oplever gode resultater ved at arbejde med faste vikarteams, som kender:

– husets rutiner og struktur
– borgernes historier, ressourcer og sårbarheder
– samarbejdet med faste medarbejdere, ledelse og eksterne samarbejdspartnere

Når vikarer vender tilbage til den samme institution, skabes genkendelighed for borgerne. Det gør det lettere at arbejde med relationer, udviklingsmål og behandlingsplaner, fordi borgerne ikke hele tiden skal forholde sig til nye mennesker.

I akutte situationer, for eksempel ved behov for skærmning eller enkeltmandsprojekter, kan vikarer også være en vigtig ressource. En erfaren vikar kan gå ind og skabe ro omkring en enkelt borger, så resten af gruppen kan have en nogenlunde normal hverdag. På den måde bliver vikarindsatsen et supplement, som beskytter både borgerens behov og fællesskabets trivsel.

Endelig kan specialiserede vikarer bidrage til udvikling. De kan fx introducere nye pædagogiske tilgange, støtte implementering af strukturer som tavlemøder eller low arousal, eller hjælpe med at fastholde aftaler i perioder, hvor personalegruppen er presset af sygdom, ferie eller rekrutteringsudfordringer.

Når alt dette lykkes, bliver vikarer en del af en samlet faglig indsats ikke bare en midlertidig lappeløsning, men en måde at sikre kvalitet og kontinuitet i en hverdag, som ofte er kompleks og uforudsigelig.

For institutioner, der ønsker et specialiseret pædagogisk og sundhedsfagligt vikarbureau med fokus på kvalitet, genkendelighed og hurtig respons, kan det være relevant at se nærmere på straxvikar.